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TIPOS DE VISTA DE MICROSOFT EXCEL

Cuáles son las diferentes vistas de microsoft excel 

Vistas de Excel 2016

Excel 2016 tiene una variedad de opciones de vista que te pueden ayudar en diferentes tareas, especialmente cuando vas a imprimir una hoja de cálculo. Estos comandos están localizados en la esquina inferior derecha de la página. Puedes elegir entre vista Normal, vista Diseño de página o vista Salto de página. Solamente desde hacer clic sobre la opción de vista que desees elegir.

Ahora aprendamos un poco más de cada una de las opciones que tenemos:

Vista Normal:

Esta es la vista que usamos por defecto cuando estamos trabajando en una hoja de cálculo en Excel.

Vista Diseño de página:

Esta opción te permite ver cómo se verá la hoja de cálculo impresa, así puedas hacer las modificaciones necesarias en la hoja de cálculo.

Vista Salto de página:

Esta vista te permite cambiar la ubicación de los saltos de página, lo cual resulta especialmente útil cuando imprimimos documentos con gran cantidad de información.

Página 5: Iniciar sesión en Excel 2016

Iniciar sesión en Excel 2016

Una de las características de Office 2016 es su conectividad con OneDrive, la plataforma de Microsoft que te permite almacenar información en la nube. Para hacerlo es necesario iniciar sesión en el programa con tu cuenta Microsoft siguiendo estos pasos.

Paso 1:

Haz clic en el botón Iniciar Sesión, que estará en la esquina superior derecha de la ventana.

Paso 2:

Se abrirá una ventana donde deberás ingresar el correo de tu cuenta Microsoft. Después, haz clic en el botón Siguiente.

Paso 3:

Se abrirá un espacio para que puedas escribir la contraseña de tu cuenta Microsoft. Una vez termines, haz clic en Iniciar sesión.

Si el sistema no reconoce el correo que ingresaste, te dará la opción de crear una cuenta nueva.

Una vez que ya estés conectado, puedes guardar tus libros de cálculo en OneDrive y acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a internet o compartirlos con otras personas. Para aprender a hacerlo, haz clic en el siguiente enlace: Cómo compartir un archivo en OneDrive.

Página 6: Cómo crear un nuevo archivo en Excel 2016

Cómo crear un nuevo archivo en Excel 2016

Así como los archivos de Word se llaman documentos, los archivos que trabajas en Excel se llaman libros de cálculo. Cada vez que inicias un nuevo proyecto en Excel, debes crear un nuevo libro de cálculo. Puedes escoger entre un libro en blanco o una de las plantillas prediseñadas. Puedes crear un nuevo archivo de dos maneras: al abrir Excel o desde la vista Backstage.

Al abrir Excel, lo primero que encontrarás será la opción para crear un nuevo libro de cálculo o abrir uno de los proyectos guardados en el equipo. Allí, haz clic sobre la opción que prefieras.

Por otro lado, para crear un nuevo libro de cálculo desde la vista Backstage, sigue estos pasos:

Paso 1:

Haz clic en la pestaña Archivo, que estará en la Cinta de opciones.

Paso 2:

Se abrirá la Vista Backstage. Allí, selecciona Nuevo en el menú que verás al lado izquierdo de la ventana.

Paso 3:

Verás todas las opciones de libro de cálculo que puedes utilizar. Haz clic en la opción que desees. 

Página 7: Cómo guardar un archivo en Excel 2016

Cómo guardar un archivo en Excel 2016

Guardar el archivo en que estás trabajando es indispensable para poder conservar los cambios que realices en él. Tendrás la posibilidad de guardarlo en el equipo en que estás trabajando o en OneDrive, la plataforma de almacenamiento de información de Microsoft. Veamos cómo hacerlo.

Paso 1:

Haz clic en el comando Guardar que estará en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Paso 2:

Si es la primera vez que guardas ese archivo, se abrirá la opción Guardar como de la vista Backstage. Allí debes elegir dónde quieres guardar el archivo. Si quieres guardar el archivo en el equipo en que estás trabajando, debes seleccionar la opción Este PC. Si quieres guardar el archivo en la nube, selecciona la opción OneDrive: Personal. 

Recuerda que es necesario iniciar sesión en el programa con tu cuenta Microsoft para poder guardar archivos en OneDrive.

Paso 3:

Después debes elegir la carpeta en donde quieres guardar el archivo y darle un nombre. Una vez hayas terminado, haz clic en el botón Guardar. 

Si le haces otros cambios al libro de cálculo, solo debes hacer clic en el comando Guardar, que está en la Barra de herramientas de acceso rápido, y estos quedarán guardados inmediatamente.

Usar Guardar como para hacer una copia:

Si quieres crear una copia del archivo puedes utilizar la opción Guardar como, y así editar la copia sin alterar el documento original. Por ejemplo, digamos que tenemos un libro de cálculo llamado Presupuesto mensual 2016, y queremos utilizarlo como plantilla para otro documento, pero no queremos alterar el documento original, ¿qué podemos hacer?

Paso 1:

Abre el libro de cálculo y haz clic en la pestaña Archivo.

Paso 2:

Haz clic en Guardar como en la vista Backstage. Allí, selecciona la carpeta en que quieres guardar la copia del archivo, escribe el nombre que tendrá y haz clic en el botón Guardar. 

Ahora puedes modificar la copia del libro de cálculo cuanto quieras sin dañar el archivo original. 

Página 8: Compartir un documento en Excel 2016

Compartir un documento en Excel 2016

¿Sabías que desde Excel 2016 puedes compartir un libro de cálculo con otras personas, enviarlo como archivo adjunto en un correo electrónico o crear un enlace desde el cual otras personas puedan acceder a él?

¿Cómo compartir un archivo?

Al compartir un archivo le permites a alguien ver, comentar y editar el libro de cálculo al mismo tiempo que tú. Recuerda que para poder hacerlo, primero debes iniciar sesión con tu cuenta Microsoft en el programa.

Paso 1:

Haz clic en la pestaña Archivo para acceder a la Vista Backstage.

Paso 2:

En el menú de Backstage, haz clic en Compartir.

Paso 3:

Después, selecciona la opción Compartir con otras personas y haz clic en el botón Compartir con personas.

Paso 4:

Se abrirá un panel al lado derecho de la hoja de cálculo en que estás trabajando. Allí, escribe el correo electrónico o el nombre del contacto con quien deseas compartir el archivo, selecciona si quieres que la persona pueda editar o sólo ver el libro, y anexa un mensaje, si así lo deseas. Al finalizar, haz clic en Compartir.

Para que la persona a quien le compartiste el libro de cálculo pueda acceder al archivo también debe contar con una cuenta Microsoft.

Otras formas de compartir un libro de cálculo en Excel 2016.

En la parte inferior del panel de Compartir, encontrarás otras dos opciones:

Enviar datos como adjuntos:

Con esta opción podrás enviar por correo electrónico el libro de cálculo como un archivo adjunto.

Obtener un vínculo para compartir:

Esta opción creará un vínculo desde el que otras personas podrán acceder al libro de cálculo para editarlo o solo verlo. Este enlace lo podrás compartir quienes quieras.

Recuerda que puedes compartir un libro de cálculo con cuantas personas quieras.

Página 9: Exportar un documento en Excel 2016

Exportar un documento en Excel 2016

Por defecto, Excel guarda los libros de cálculo en formato .xlsx, pero en ocaciones puede ser necesario usar otro tipo de formato, como PDF o Excel 97-2003. Es muy fácil exportar un libro de cálculo de Excel a otros tipos de formato de archivo, veamos cómo.

Cómo exportar un libro de cálculo a un archivo de PDF:

Este tipo de formato es especialmente útil cuando necesitas compartir el archivo con alguien que no tiene Excel para abrir el documento. Todos aquellos que reciban el archivo podrán verlo, pero no editarlo.

Paso 1:

Haz clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.

Paso 2:

En el menú de Backstage, haz clic en Exportar.

Paso 3:

En el panel de Exportar, selecciona la opción Crear documento PDF/XPS. Allí, haz clic en el botón Crear documento PDF/XPS.

Paso 4:

Se abrirá el cuadro de diálogo de Publicar como PDF o XPS. Allí, selecciona el lugar donde quieras exportar el libro de cálculo, ingresa el nombre que tendrá el archivo y allí haz clic en el botón Publicar.

Por defecto, Excel solo exporta las hojas de cálculo activas. Si tienes un documento con varias hojas de cálculo que quieres exportar a un PDF, en el cuadro de diálogo de Guardar como, haz clic en el botón Opciones. Se abrirá un cuadro donde debes seleccionar la opción Todo el libro y ,después, hacer clic en Aceptar.  

Exportar un libro de cálculo a otro tipo de archivo: 

La función Exportar de Excel 2016 también te permite transformar un libro de cálculo a versiones anteriores de Excel o a un archivo tipo .CSV, si necesitas una versión plana de texto.

Paso 1:

En la vista Backstage, haz clic en Exportar.

Paso 2:

En panel de Exportar, haz clic en la opción Cambiar el tipo de archivo.

Paso 3:

Se abrirá un cuadro con los diferentes tipos de formato en que puedes exportar un documento. Haz clic en el tipo de formato que quieras seleccionar y, después, haz clic en el botón Guardar como.

Paso 4:

Se abrirá el cuadro de diálogo de Guardar como. Allí, selecciona el lugar donde quieres guardar el documento, ingresa el nombre que tendrá y, por último, haz clic en el botón Guardar.

Página 10: Imprimir en Excel 2016

Imprimir en Excel 2016

Algunas veces no bastará con tener el libro de cálculo en tu computador, sino que puedes necesitar una copia impresa del archivo para compartirla con otras personas en una junta, por ejemplo. Pensando en esos casos, ahora te enseñaremos cómo puedes imprimir en Excel 2016 y cómo funcionan las diferentes herramientas para ajustar cómo se verá la hoja u hojas de cálculo que quieres imprimir.

Panel de impresión.

Encontrarás la función Imprimir en la vista Backstage. Para acceder a ella, haz clic en la pestaña Archivo y, después, en el menú de Backstage, haz clic en Imprimir. Se abrirá un panel donde encontrarás: 

1. Botón imprimir: Haz clic en ese botón para enviar a imprimir el documento.  
2. Copias:  En este espacio podrás indicar cuantas copias del documento quieres imprimir. 
3. Imprimir hojas activas: Al hacer clic sobre está opción se desplegará un menú donde podrás seleccionar si quieres imprimir la hoja desde donde estás trabajando, imprimir todo el libro de cálculo o imprimir solo las celdas seleccionadas con anterioridad.
4. Intercalar: Esta opción te permite establecer en que orden quieres imprimir las páginas del archivo. Por ejemplo, si te quedas con la opción Intercaladas, se imprimirá el archivo completo repetitivamente hasta que se impriman todas las copias que solicitaste. Si seleccionas la opción Sin intercalar, primero se imprimirá la primera página cuantas copias hayas solicitado y así sucesivamente.
5. Orientación: Con esta opción podrás establecer si quieres imprimir la hoja de cálculo de forma horizontal o forma vertical.
6. Tamaño de hoja: Aquí podrás seleccionar el tamaño de la hoja en que imprimirás el archivo. 
7. Márgenes: Esta opción te permite establecer el tamaño de las márgenes que tendrá el documento.
8. Escalar: Esta opción te ayudará a ajustar el tamaño de la tabla que quieres imprimir. 

¿Cómo imprimir una hoja de cálculo en Excel 2016?

Paso 1:

Ve al panel Imprimir en la Vista Backstage.

Paso 2:

Selecciona cuantas copias quieres imprimir del archivo.

Paso 3:

Haz clic en el menú despegable Impresora para elegir el equipo desde que imprimirás el documento.

Paso 4:

Modifica cualquier otro ajuste que sea necesario.

Paso 5:

Al finalizar, haz clic en el botón Imprimir.

Página 11: Ajustar impresión en Excel 2016

Ajustar impresión en Excel 2016

¿Cómo ajustar los saltos de página?

Esto te permitirá ajustar los saltos de página de tu hoja de cálculo, que son los puntos en donde se divide un documento cuando lo vas a imprimir.

Paso 1: 

Haz clic en el comando de Vista previa de salto de página para ver en donde están los saltos de página en el documento. 

Paso 2: 

Los saltos de página se marcaran por líneas punteadas azules horizontales y verticales. Para moverlas, haz clic sobre una de ellas y arrástrala al lugar donde desees ubicar el salto de página.

¿Cómo escalar el contenido?

Esta es una opción de configuración que encontrarás en el panel Imprimir y que te ayudará a ajustar el tamaño de la tabla que vas a imprimir, conforme a lo que quieras que se vea por página.

Paso 1: 

Haz clic en la pestaña Archivo para ir a la vista Backstage.

Paso 2: 

Selecciona Imprimir en el menú Backstage para abrir el panel Imprimir.

Paso 3: 

Allí, haz clic en el última función de configuración. Se desplegará un menú donde podrás seleccionar entre Sin escalado, Ajustar hoja  en una página, Ajustar todas las columnas en una página y Ajustar todas las filas en una página, conforme quieras escalar el archivo. Las hojas de cálculo se ajustaran inmediatamente.

Imprimir títulos en cada página.

Digamos que tienes una base de datos muy grande, que al momento de imprimirla gasta varias hojas, pero te das cuenta que los títulos de esa base solo se ven en la primera página, aunque tú los necesitas en todas las páginas, ¿cómo solucionar este problema?

Paso 1: 

Haz clic en la pestaña Diseño de página en la Cinta de opciones.

Paso 2: 

Selecciona el comando Imprimir títulos.

Paso 3: 

Se abrirá el cuadro de diálogo de Configurar página. Allí, en Repetir filas en extremo superior o Repetir columnas a la izquierda, dependiendo de la fila o columna que quieras repetir, haz clic en el ícono que encontrarás enfrente de cada opción.

Paso 4: 

El cursor se convertirá en una flecha de selección y aparecerá un cuadro de diálogo. Haz clic sobre la fila(s) o columna(s) que quieras repetir. En nuestro ejemplo seleccionaremos la fila 4.

Paso 5: 

La fila será añadida a la lista de Repetir filas en extremo superior. Después, haz clic en el ícono que estará en el cuadro de diálogo.

Paso 6: 

Se abrirá nuevamente el cuadro de diálogo de Configurar página. Si quieres seleccionar más filas o columnas para repetir en cada página, repite el procedimiento anterior. Una vez que ya las hayas seleccionado todas, haz clic en Aceptar.

TIPOS DE VISTA DE POWERPONT

Cuáles son las diferentes vistas de PowetPoint

Puede ver el archivo de PowerPoint de varias formas, según la tarea que tenga. Algunas vistas resultan útiles para crear la presentación y otras vistas resultan más útiles para mostrar la presentación.

Puede encontrar las diferentes PowerPoint opciones de vista en la pestaña vista , como se muestra a continuación.

También puede encontrar las vistas que se usan con mayor frecuencia en la barra de tareas de la parte inferior derecha de la ventana de diapositiva, tal como se muestra abajo.

Vistas para crear su presentación

Vista Normal

Puede ir a la vista Normal desde la barra de tareas  de la parte inferior de la ventana de diapositiva o desde la pestaña Vista de la cinta de opciones.

La vista normal es el modo de edición en el que trabajará con mayor frecuencia para crear las diapositivas. Debajo, la vista Normal muestra miniaturas de diapositiva a la izquierda, una ventana grande que muestra la diapositiva actual y una sección debajo de la diapositiva actual donde puede escribir sus notas de orador para cada diapositiva.

Vista Clasificador de diapositivas

Puede ir a la vista Clasificador de diapositivas desde la barra de tareas  de la parte inferior de la ventana de diapositiva o desde la pestaña Vista de la cinta de opciones.

La vista Clasificador de diapositivas (a continuación) muestra todas las diapositivas de la presentación en diapositivas en miniatura en secuencia horizontal. La vista presentación con diapositivas es útil si necesita reorganizar las diapositivas: solo tiene que hacer clic y arrastrar las diapositivas a una nueva ubicación o agregar secciones para organizar las diapositivas en grupos significativos.

Vista Página de notas

Puede mostrar u ocultar sus notas de oradores con el botón notas  en la parte inferior de la ventana de diapositiva o bien, puede ir a la vista Página de notasde la cinta de opciones.

El panel Notas se encuentra debajo de la ventana de diapositiva. Puede imprimir sus notas o incluirlas en una presentación que envía a la audiencia o, simplemente, usarlas como indicaciones para sí mismo mientras presenta.

Vista Esquema

Puede ir a la vista Esquema desde la pestaña Vista de la cinta de opciones. (En PowerPoint 2013 y versiones posteriores, ya no puede ir a la vista esquema desde la vista normal . Tiene que ir a ella desde la pestaña Ver ).

Use la vista Esquema para crear un esquema o guión gráfico de la presentación. Muestra solo el texto de las diapositivas, no las imágenes ni otros elementos gráficos.

Vistas Patrón

Para ir a una vista maestra, en la pestaña Vista, en el grupo Vista Patrón, elija la vista maestra que desea.

Las vistas Patrón incluyen, Diapositiva, Documento y Notas. El beneficio clave de trabajar en una vista patrón es que puede realizar cambios de estilo universales a todas las diapositivas, páginas de notas o documentos asociados con su presentación.

Vistas para ofrecer y ver una presentación

Vista Presentación con diapositivas

Puede ir a la vista presentación desde la barra de tareas  en la parte inferior de la ventana de diapositiva.

Use la vista presentación con diapositivas para exponer la presentación a la audiencia. La vista presentación con diapositivas ocupa la pantalla completa del equipo, exactamente como el aspecto que tendrá la presentación en una pantalla grande cuando la audiencia la vea.

Vista Moderador

Para ir a la vista moderador , en la vista presentación con diapositivas , en la esquina inferior izquierda de la pantalla, haga clic en  y, a continuación, haga clic en Mostrar vista del moderador (como se muestra a continuación).

Use la vista Moderador para ver sus notas mientras expone su presentación. En la vista Moderador, su audiencia no puede ver sus notas.

Vista de lectura

Puede ir a la vista de lectura desde la barra de tareas  en la parte inferior de la ventana de diapositiva.

La mayoría de las personas que revisan una presentación PowerPoint sin un moderador, desean usar la vista de lectura. Muestra la presentación en una pantalla completa como la vista Presentación con diapositivas, e incluye algunos controles sencillos para facilitar la acción de voltear por las diapositivas.

En PowerPoint Online, cuando el archivo está almacenado en OneDrive, la vista predeterminada es la vista de lectura. Cuando el archivo está almacenado en OneDrive para la Empresa o SharePoint Online, la vista predeterminada es la vista de edición.

Vista para crear la presentación

Vista de edición

Puede ir a la vista de edición desde la pestaña vista o desde la barra de tareas de la parte inferior de la ventana de diapositiva.

La vista de edición es el modo de edición en el que trabajará con mayor frecuencia para crear las diapositivas. A continuación, la vista de edición muestra miniaturas de diapositivas en la parte izquierda, una gran ventana que muestra la diapositiva actual y un panel de notas debajo de la diapositiva actual, donde puede escribir las notas del orador para esa diapositiva.

Vistas para entregar o ver una presentación

Vista Presentación con diapositivas

Puede ir a la vista presentación con diapositivas desde la barra de tareas  en la parte inferior de la ventana de diapositiva.

Use la vista presentación con diapositivas para exponer la presentación a la audiencia. La vista presentación con diapositivas ocupa la pantalla completa del equipo, exactamente como aparece la presentación en una pantalla grande cuando la audiencia la ve.

Vista de lectura

Puede ir a la vista de lectura desde la pestaña vista o desde la barra de tareas  en la parte inferior de la ventana de diapositiva.

La mayoría de las personas que revisan una presentación PowerPoint sin un moderador, desean usar la vista de lectura. Muestra la presentación en una pantalla completa como la vista Presentación con diapositivas, e incluye algunos controles sencillos para facilitar la acción de voltear por las diapositivas. También puede ver las notas del orador en la vista de lectura.